Open Communicatie

Over het belang van een goede en open communicatie voor persoonlijke arbeidsvitaliteit en voor de vitaliteit van een organisatie.

Ik wil even beginnen met de stelling van dit artikel: “Als je als organisatie, collega’s en leidinggevenden, in staat bent open te communiceren over situaties, spelregels en problemen, dan weet je te voorkomen dat kleine problemen grote problemen worden en zal het onderlinge vertrouwen en respect toenemen.”

En daarop volgend: “Onderling vertrouwen en respect zorgen ervoor dat je flexibeler wordt met elkaar en in staat bent als groep, en als individu in die groep, krachtiger en energieker te worden. Vitaler, dus!”

Als het gaat om open communicatie, kunnen en moeten we echter nog heel veel leren. Er zijn zoveel voorbeelden te benoemen waar het qua communicatie mis gaat. Met alle gevolgen van dien. 

Laat ik dan eerst maar starten met de mededeling dat communicatie niet voor één gat te vangen is. Het is een complex geheel van geluid (spraak en toon), vorm (beeld en tekst), informatie, rollen, handelingen en gedrag. 
We maken het ons niet makkelijker op door al deze elementen bij elkaar te gooien. Niet voor niets dat communicatie ook een wetenschap is.

Communicatie is zo razend interessant eigenlijk, ik ben er even helemaal “vol van” op dit moment. En ik leg graag uit waarom ik geïnspireerd werd om er dit artikel over te schrijven.

Pas op: er volgt nu weer een “trotse papa”-bijdrage!

Het betreft mijn zoontje, natuurlijk. Mensen die mijn artikelen meer lezen weten zo langzamerhand dat hij een hele belangrijke inspiratiebron voor me is.
Op moment van schrijven is hij op de kop af 16 maanden. En hij begint steeds meer woordjes te zeggen. “Poej”, staat voor poes. “Doej”, staat voor douche.
En het gaat snel ineens, want na één dag sneeuwen kreeg hij het woord “sneeuw” toch aardig uit zijn mond. Trouwens, de woorden “auto”, “koe”, en “papa” en “mama”, komen er al vloeiend uit rollen bij hem. Ook al kan een paard ook een koe zijn in zijn geval, pas op! 

Maar ook zonder die woorden weet hij heel veel dingen aan mij en mijn vrouw duidelijk te maken. Om duidelijk te maken dat hij naar buiten wil pakt hij zijn schoenen van het schoenenrek, en als hij een poepluier heeft dan duwt hij met zijn hand op zijn broek en kijkt je dan even indringend aan.

Nu komt het ook met name door onze intensieve observatie dat we signalen van hem oppikken die zelfs wat subtieler zijn dan dat. We weten dat hij zich niet voldoende kan uitdrukken met taal, dus we letten op andere zaken om zijn welbevinden te kunnen bepalen. Dat is belangrijk. 

​We kunnen vol overtuiging tegen elkaar zeggen dat hij een leuke dag heeft, zonder dat hij naar ons toe de woorden “leuke” en “dag” gebruikt. Daarbij is hij ook nog gewoon “eerlijk”. Als hij pijn heeft dan huilt hij. Je kunt er vaak gewoon niet omheen.

Mooi natuurlijk. Maar…..
Hoe gaat dat straks worden als hij wel meer leert praten? Gaan we dan niet meer zo intensief observeren, en gaan we meer vertrouwen op woorden en zinnen?
Gaan we dan minder alert zijn voor wat betreft signalen?

Met een dreumes kun je prima communiceren vind ik, maar het is een kwestie van goed kijken en opletten. Zodra we kunnen praten met elkaar denken we dat we beter kunnen communiceren. Maar dat valt in de praktijk dus heel erg tegen, want we hebben de neiging teveel te vertrouwen op taal en praten alleen.
Of we letten gewoon niet meer goed op.

En dat gebeurt ook in andere systemen.
Ook in organisaties.
Leidinggevenden die signalen niet oppikken, medewerkers die veel spreken, maar niet eerlijk durven en kunnen communiceren over lastige issues.

Maar wat ik zeg, je hebt juist wel open communicatie nodig.

Ik heb daar zat voorbeelden van. Ook waar ik al over heb geschreven. Over dat je als leidinggevende de signalen van een medewerker met schulden kunt oppikken, bijvoorbeeld, en dat je daar naar zou moeten handelen omdat als je dat niet doet er sprake kan zijn van een financieel fiasco, ook voor de werkgever.
Of dat er open en eerlijk gesignaleerd en aangegeven moet kunnen worden dat er iemand de laatste tijd wat meer vermoeid oogt. Dat je dus geen struisvogeltactiek moet toepassen in dat geval. Dat je iemand echt kunt helpen door eerlijk en snel zelf een signaal af te geven.

Het vroegtijdig signaleren en open en eerlijk communiceren kan veel grote problemen voorkomen, zoals langdurig en zeer kostbaar ziekteverzuim. Verminderen van stress en voorkomen van burn-out.
Maar een open communicatiecultuur kan nog veel meer tot stand brengen. Een sterkere organisatie. Klaar voor de toekomst en klaar voor uitdagingen! Een sterk systeem.

En eerlijk kunnen zijn hoort daar gewoon ook bij. De relatie tussen werknemer en werkgever is bijzonder en goed als je open kunt spreken met elkaar. Je kunt het dan lang met elkaar gaan uithouden. Het is wat dat betreft gewoon als bij een goed huwelijk.

Zodra je merkt dat de eerlijkheid en het vertrouwen weg is en dat je je mindere momenten op het werk moet verbergen of moet bedekken met onzin, dan weet je dat er een eind aan zit te komen.

Want, waarom zou je nog kunnen spreken van pieken als er geen dalen zijn? Dat is gewoonweg niet mogelijk.

Een goede werkgever onderkent dit en staat je ook bij in je eerlijkheid.

Realiseer namelijk te allen tijde dat ook vanuit je eigen mindere episodes, of je zwaktes, er kans bestaat om daar weer sterker uit te komen.

Hoe komen we tot open communicatie?

Als ik de vraag krijg hoe je goede open communicatie tot stand krijgt binnen een organisatie dan kan ik dat niet in drie zinnen uitgelegd krijgen. Toch wordt dat wel vaak van me gevraagd en dat is mijn eigen schuld.

Ik benadruk namelijk heel vaak en heel veel dat open communicatie van groot belang is voor het voorkomen van bijvoorbeeld overbodige arbeidsongeschiktheid en voor het creëren van een vitale organisatie. Net zoals ik dat in dit stuk bepleit.

En dan vragen ze me: “Ja maar Alex, hoe dan?”

Dus ik word elke keer gedwongen uit te moeten leggen hoe eerlijkheid, duidelijkheid en hoe signalen oppikken van belang is. En dat je als organisatie goede afspraken kunt maken met elkaar, juist om elkaars vertrouwen te krijgen.

En ik leg uit dat je daarin ook steeds consequent in moet zijn. En gewoon moet blijven volhouden hierin.
Dat je hiermee dus een goede basis kunt leggen voor open communicatie.

En dan leg ik uit, met voorbeelden, wat dat kan opleveren. Een mooi voorbeeld, zoals dat ik een aantal mensen heb ontslagen, maar omdat ik in het gehele traject duidelijk, eerlijk en consequent was, dat ik heel veel waardering kreeg en een goede vertrouwensband had met de mensen die ik ging ontslaan. Zo sterk, dat ik bij de ondertekening van de vaststellingsovereenkomsten steevast een stevige handdruk kreeg en een woord van dank en waardering. (Soms ging dat ook wat verder, maar dat is weer een heel ander onderwerp.)

Samenvattend spreek ik dus over deze, voor mij, cruciale elementen voor open communicatie:
- Eerlijk zijn
- Duidelijk zijn
- Signaleren en benoemen
- Goede afspraken maken
- Consequent zijn
- Volhouden

Maar ja, dat zijn gewoon weer woorden.
En ik vraag me af of ik daarmee duidelijk communiceer wat ik bedoel.

Wellicht moeten we gewoon meer doen wat mijn zoontje doet: onze schoenen pakken als we naar buiten willen, en niet elkaar proberen te overtuigen wat de voordelen zijn van het dragen van onze schoenen, als we in theorie naar buiten zouden willen gaan.

Misschien moet je dus open communicatie ook gewoon maar laten zien en gewoon ermee gaan beginnen.

Pak gewoon je schoenen.
Wel zo duidelijk.

Voor nog meer duidelijke artikelen:

---

advertentie