Blog Archives

28/3/2019

Geen valse verwachtingen - dossieropbouw is goed werkgeverschap

Read Now

Zachte heelmeesters, je weet wel.

Is dossieropbouw niet erg kinderachtig? Wellicht, maar dan is dit kinderachtig gedrag wel iets wat mooie dingen tot stand weet te brengen. Het lijkt wellicht fijner om een arbeidsrelatie zonder dossieropbouw te hebben, maar niemand kan feitelijk ergens op terugvallen als er niks is genoteerd. Met alle mogelijke nadelige gevolgen van dien. Met duidelijkheid creëer je een sterke basis voor vertrouwen en respect. En dus ook een goede werksfeer.

Broodjes kunnen stuiteren

Duidelijkheid heeft zo zijn voordelen. Als je niet geheel duidelijk bent dan kan er sprake zijn van miscommunicatie. Recent werd ik weer met de neus op de feiten gedrukt. En dat alles had te maken met een peuter die een taakje van me kreeg en mijn woorden letterlijk nam.
In de supermarkt deed ik samen met mijn zoontje boodschappen. Hij had ook een wagentje, en daarin lagen de broodjes voor de aankomende lunch thuis.
“Gooi de broodjes maar op de band,” zei ik. De instructie werd begrepen, letterlijk. De broodjes werden in een prachtige boog op de band geworpen. Er zat echter veel energie in de worp. De broodjes stuiterden vervolgens van de band af, vlak langs de caissière, die me aankeek met een hele indringende blik of ik wel niet goed wijs was.
“Sorry, ik had duidelijker moeten zijn,” mompelde ik met een rood hoofd.

Duidelijkheid bij verbeteren van arbeidsrelatie

Er was eens een tijd dat ik me bezig hield met een aantal medewerkers waar we als werkgever van inzagen dat er mogelijk een arbeidsrelatie probleem zou gaan ontstaan, of waarbij er feitelijk al een probleem was. Ik kwam dan op de locatie waar ze werkzaam waren en ik ging het gesprek met ze aan, om tot oplossingen te komen. Oplossingen? Tja, dat kon dus ook ontslag zijn, maar met name ging het erom om duidelijkheid te scheppen over wat de rechten en plichten van de werknemer én de werkgever waren. En binnen dat kader te bespreken wat we met elkaar in de toekomst zouden gaan doen.

Mijn eerste stap was om uit te leggen dat ik als werkgever vanaf nu alles ging vastleggen en dat we elk gespreksverslag allebei gingen ondertekenen. Dat ging niet altijd van een leien dakje, maar ik had genoeg goede argumenten om toch duidelijk te kunnen maken dat het niet voor mij als werkgever alleen was. Het ging er ook om dat ook de werknemer kon terugvallen op gemaakte afspraken. En dat de werknemer het gespreksverslag ook zelf tot zijn beschikking had. Afspraak is daadwerkelijk afspraak. Rechten en plichten zijn duidelijk. En zijn weer na te lezen.

Kortom: er is een dossier.

Nu hoefde het niet eens zo te zijn dat er sprake was van een harmonische samenwerking. Toch kon er respect zijn over en weer. Als werkgever en werknemer kun je van mening verschillen over veel zaken, en bij mijn caseload was er in een aantal gevallen gewoonweg sprake van een onvermijdelijke breuk, toch kan er dan sprake zijn van een goede band of goed werkgeverschap.

Bij de meeste breuken, tijdens de ondertekening van een vaststellingsovereenkomst, ontving ik de waardering van de medewerker waar we afscheid van namen. Ik kreeg vaak nog een oprecht “dankjewel”. En in één geval zelfs een voorstel waar ik nu nog rode oortjes van krijg, daar was de respect een stuk doorgeschoten, helaas.

Dossieropbouw alleen bij niet functioneren?

Het vastleggen van gemaakte afspraken is iets wat je verwacht bij een situatie waarbij er sprake is van een verminderd goed functioneren. Maar gezond is natuurlijk ook om duidelijk gedrag al toe te passen bij ook een gezonde arbeidsrelatie. Niet op basis van kinderachtigheid, maar juist omdat je vindt dat iedereen over en weer duidelijkheid verdient. Dat is gewoon respect. En je durft je als werkgever ook te committeren aan de uitspraken die je doet. Er is geen ruimte voor valse beloftes. Hoe krachtig is dat wel niet?

Logisch, maar waarom gebeurt dit dan zo weinig?

In de praktijk kom ik vaak genoeg tegen dat er wrevel is vanuit de werknemer omdat er geen sprake is van eerlijkheid in zijn of haar ogen. Dit kun je voorkomen door eerlijk dossieropbouw. Dossieropbouw waarin er ruimte is voor de werknemer om ook vast te laten leggen waar deze mee bezig is. Maar waarom gebeurt dit dan nog zo weinig?

Tijd lijkt me een factor, dat je als leidinggevende denkt dat verslaglegging veel tijd kost. Dat klopt wellicht, maar je bespaart weer veel tijd met achteraf-discussies. En op zich hoeft het geen heel uitgebreid verslag te zijn. Dus “tijd” is denk ik vaak een smoesje.

Voorbeeldfunctie

Meestal is het risico-vermijdend gedrag. Waarom zou je namelijk een discussie willen aangaan met je medewerker over het ondertekenen van gespreksverslagen als dit wellicht nu nog niet echt nodig lijkt te zijn? Daarom juist is het belangrijk om consequent te zijn. In goede en in slechte tijden. Het hoort er gewoon bij, dan krijg je ook geen conflict of gedoe als je een handtekening vraagt. En daarom is het ook belangrijk dat dit gedrag ook organisatiebreed wordt gedragen. Het begint dus met name bij de top. Geef het goede voorbeeld, geachte directeuren.

Dossieropbouw bij verzuim

Regelmatig wordt ik geconfronteerd met een verzuimdossier, waarbij er sprake is van dermate veel verzuim en problemen op het gebied van voldoen aan de verplichtingen tijdens de re-integratie, dat de werkgever me vraagt of het niet mogelijk is de persoon gewoonweg te ontslaan. Mijn antwoord is een vraag: “is er sprake van uitgebreide dossieropbouw, in goede en slechte tijden?” En vaak genoeg is dat er niet. In theorie is het mogelijk iemand ontslagen te krijgen vanwege veelvuldig onterecht verzuim en bij continu niet nakomen van de verplichtingen bij re-integratie, maar als je niet veel op papier hebt staan om dat verhaal te ondersteunen dan heb je geen poot om op te staan.

Op moment dat het water al aan de lippen staat, en dat je dan pas begint met dossieropbouw, dan heb je de boot gemist.

Mis de boot ook niet in verband met de volgende onderwerpen:

0 Comments

14/3/2019

Solliciteren met PDF

0 Comments

Read Now

Een hele praktische tip voor als je gaat solliciteren is dat je van je cv of je motivatiebrief altijd een .pdf maakt. Waarom? Nou, omdat je dan altijd zeker weet dat de layout waar jij zo je best voor hebt gedaan blijft zoals deze behoort te zijn.

Stel je voor dat je zo ontzettend hard bezig bent geweest om je cv op één pagina te krijgen, maar dat de ontvangende partij je document opent in een ander tekstverwerkingsprogramma dan waarmee jij zelf werkt? Dan loop je het risico dat de layout iets wordt aangepast en dat er alsnog een zin op een 2e pagina komt te staan, bijvoorbeeld. Op zich een detail natuurlijk, maar als het gaat om solliciteren op functies waar meerdere geschikte kandidaten voor zijn dan wegen details zwaar.

Persoonlijk werk ik al tijden niet meer met Microsoft Office. Het is mijn ogen een overbodig en duur product. Er zijn genoeg gratis alternatieven om je tekst te verwerken of om spreadsheets te maken. Zelf maak ik dus gebruik van LibreOffice (offline) en werk ik veel vanuit de Google Drive (online). Als ik een offerte schrijf of een document maak dan deel ik deze met andere partijen door er eerst .pdf’s van te maken voordat ik ze verstuur. Ik weet dan zeker dat het document op de juiste wijze wordt weergegeven.

Veel programma’s lijken tegenwoordig heel erg op elkaar en het “omzetten” gaat tegenwoordig veel beter, maar toch ga ik niet het risico lopen dat ik ietwat slordig over kom. Ik hou graag de touwtjes in handen. En dat wil jij natuurlijk ook als je solliciteert. Dus je zet je cv en brief om naar .pdf.

Vanuit de praktijk weet ik dat de meeste mensen echter gebruik maakt van Microsoft Office, dus ik wil meegeven hier hoe je vanuit word een document omzet naar .pdf.

Hier een omschrijving, derhalve (bron: SeniorWeb):

Document als .pdf opslaan in Word 2013 en 2016

Klik linksboven in het Lint op het tabblad Bestand.
Klik op Exporteren.
Klik rechts op de knop PDF of XPS maken.
Ga naar de map waarin u het bestand wilt opslaan.
Typ achter 'Bestandsnaam' de naam die u het bestand wilt geven.
Laat het vinkje achter Bestand openen na publiceren staan als u de pdf meteen wilt bekijken. Haal anders het vinkje weg.
Klik op de knop Publiceren.

Van het Word-document is nu een pdf gemaakt.

Document als pdf opslaan in Word 2010

Klik linksboven in het Lint op het tabblad Bestand.
Klik op Opslaan als.
Ga naar de map waarin u het bestand wilt opslaan.
Typ achter 'Bestandsnaam' de naam die u het bestand wilt geven.
Selecteer vervolgens achter de balk 'Opslaan als' de optie PDF.
Laat ook het vinkje achter 'Optimaliseren voor' op Standaard (online publiceren en afdrukken) staan.
Klik vervolgens op Opslaan.

Van het Word-document is nu een pdf gemaakt.

Ik hoop dat je hier wat aan hebt gehad. Mocht je nog loopbaanvraagstukken hebben schroom niet vrijblijvend te informeren naar de mogelijkheden.

0 Comments

8/3/2019

Kun je nee zeggen tegen een ziekmelding?

0 Comments

Read Now

Heb je als werkgever het recht om een ziekmelding van je medewerker te weigeren? Vooral als je 100% zeker weet dat er geen sprake is van ziekte of gebrek?

Als werkgever heb je zeker wel rechten, maar wees voorzichtig. Heel vaak is “nee” zeggen tegen een ziekmelding namelijk niet mogelijk.

Er zijn van die momenten dat je dolgraag het woord "nee" wilt gaan gebruiken. Maar dat je dat beter niet kunt doen.

Eén van mijn persoonlijke opvoedkundige uitdagingen op dit moment is het voorkomen van het gebruik van het woord “nee” of van het woord “niet”.
Als opvoeder is het natuurlijk altijd mogelijk om niet altijd toe te geven aan de wensen en de nukken van je kind. Maar letterlijk “nee” zeggen dat is niet slim. Vooral als je kinderen erg jong zijn hebben ze niks aan het woord “nee” of het woord “niet”. Dat concept wordt gewoon niet gesnapt.

Regelmatig loop ik met onze peuter door de supermarkt. Hij doet enthousiast mee met producten uit de schappen te trekken. Soms handig, maar vaak problematisch. Hoeveel kaas en koek en snoep heb je nou echt nodig? Dus de rem moet er op. Met name het kaasschap is een uitdaging. Hij is dol op kaas. Oude kaas, Parmezaanse, Smeer, Pinda. You name it. En dan kan ik twee dingen doen als hij weer eens naar een zakje overbodige geraspte kaas grijpt. Ik kan dan zeggen: “Nee, je mag dit niet pakken!” Maar dan is hij nieuwsgierig gemaakt, want “dan wat”? En de kans bestaat dat hij dus de kaas wel pakt.
Of ik zeg tegen hem: “Lief van je, maar we hebben al genoeg kaas thuis! Zullen we zo broodjes gaan pakken, want dat hebben we nodig.”

De kans bestaat dat hij in een koppige bui is en alsnog de kaas pakt, maar de kans is veel meer aanwezig dat hij dit wél snapt en direct naar de broodjes wil gaan. De kunst is dus om je kind iets te weigeren maar dat om te zetten naar iets anders wat wel kan. Nee zeggen zonder nee zeggen. Ik vind het een hele kunst, en ik beheers het ook nog niet volledig, maar ik doe mijn best

Net zo goed dat je je kinderen iets wilt kunnen ontzeggen zonder dat het een drama wordt, zo wil je als werkgever ook in staat zijn op de juiste momenten “nee” te zeggen tegen je werknemer. Echter als het gaat om een ziekmelding dan is dat ook een hele lastige. Want is het niet zo dat je daar nooit “nee” tegen mag zeggen? Wat moet je doen als je wel “nee” zou willen zeggen, maar dat gewoonweg niet lijkt te kunnen?

Allereerst. Zijn er redenen om een ziekmelding te willen weigeren?

Er zijn zeker momenten dat je het liefst een ziekmelding zou willen weigeren. Met name als je zeker weet dat het niet om een ziekmelding gaat. Van een ziekmelding is sprake als de medewerker beperkt is voor zijn eigen bedongen arbeid vanwege ziekte of gebrek. Als er dus sprake is van een medische reden. Als een ziekmelding wordt gedaan zonder medische reden dan is er dus feitelijk geen sprake van een ziekmelding. En zou je dus denken dat je de ziekmelding als zodanig ook moet kunnen weigeren. Echter dat valt nog wel eens tegen.

Knip en Klaar!

Soms is het bij de ziekmelding echter heel duidelijk dat er sprake is van iets anders. Een heel bekend voorbeeld is dat er sprake is van een ziek kind of een andere zorgtaak die het ineens noodzakelijk maakt dat de medewerker thuis moet blijven. Als de werknemer dit ook zo benoemt dan kan er dus uiteindelijk een duidelijk “nee” worden gezegd. Dit is knip en klaar geen ziekmelding, we zullen het op een andere manier moeten oplossen. Wellicht kan er aanspraak worden gemaakt op calamiteitenverlof, of valt er op een ander vlak iets te regelen.

Minder Knip en Klaar! Slechte beoordeling of conflict?

Soms komt het echter voor dat je het vermoeden hebt dat een ziekmelding een niet medische oorzaak heeft. Dat je het idee hebt dat de melding komt vanwege iets wat eerder is voorgevallen op werk. Dat je denkt dat die slechte beoordeling van vorige week invloed heeft, of dat er wellicht sprake is van een arbeidsconflict die aan de ziekmelding ten grondslag ligt.
Wat dan?
Tja, zolang de medewerker gewoon aangeeft ziek te zijn. Wat dan? Wie ben jij om dat op afstand over de telefoon te kunnen tegenspreken? Dan heb je dus uiteindelijk geen keus dan de ziekmelding wel te accepteren. Echter je verhaal is nog lang niet klaar. Aangezien je een sterk vermoeden hebt moet je dit zeker niet laten lopen.

Mijn advies is om dan duidelijk aan te geven bij de werknemer dat je zelf niet kunt bepalen of iemand echt ziek is, en dat je dus graag een uitspraak wilt hebben van de bedrijfsarts. Je plant een afspraak in met de bedrijfsarts voor zo snel mogelijk. Uiteraard informeer je de bedrijfsarts dat de reden van zo’n vroege oproep te maken heeft met het feit dat je heel graag uitsluitsel wilt hebben of er sprake is van een medische reden of niet. Dat er wellicht sprake kan zijn van een arbeidsconflict.

In praktische zin klinkt dit ook wel logisch. Op papier zijn deze stappen correct en als het goed is krijg je snel uitsluitsel. Echter in de praktijk ligt de waarheid vaak wat in het midden, en wordt het verhaal er niet direct duidelijker door. Vaak zijn de leidinggevenden wat teleurgesteld als ze het advies van de bedrijfsarts ontvangen.

Lees meer over conflicten: Mooie Mediation Momenten

Knip noch Klaar!

In veel gevallen is het echter lastig. Want de oorzaak van verzuim hoeft niet eens aan jou te worden medegedeeld. Als iemand zich vaak ziek meldt, dat zou verdacht kunnen zijn, maar als je niets zeker weet dan kun je niet anders dan de ziekmelding te accepteren.
Nochtans kun je wel altijd in een vroeg stadium de bedrijfsarts vragen een uitspraak te doen.

Lees ook over de ziekmelding: infographic Ziekmelding & Privacy

Bijna nooit nee zeggen!

Het komt dus niet vaak voor dat je meteen “nee” kunt zeggen tegen een ziekmelding. Meestal moet je dus op een andere manier te werk gaan om te voorkomen dat je ineens geraspte kaas in je boodschappenwagentje terug vindt. Net dus dat je moet leren niet anders “nee” te zeggen tegen een kind zul je dus andere methodes moeten hanteren om een gewenst resultaat te krijgen. In beide gevallen is het een hele kunst.

Tip!

Slim is om je te richten op de dingen die je wel kunt doen. Weet wanneer je nog wel bewegingsruimte hebt. Er zijn mogelijkheden om te voorkomen dat medewerkers ten onrechte gaan ziek melden. Je hebt wat dat betreft meer speelruimte voordat de ziekmelding er is. De kunst is dus met name de signalen van een mogelijke verzuimbehoefte vroegtijdig te herkennen en daar adequaat op te reageren.

Met goede frequente gesprekken over verzuim en verzuimbehoefte weet je al een heel stuk problematiek te voorkomen. Vooralsnog kun je nu dus ook kijken of je wel optimaal gebruik maakt van het frequent verzuim gesprek ter voorkoming van nieuwe of langdurige ziekmeldingen.

Lees hierover: vier fouten bij frequent verzuim gesprekken.

0 Comments

Geen valse verwachtingen - dossieropbouw is goed werkgeverschap

Solliciteren met PDF

Een hele praktische tip voor als je gaat solliciteren is dat je van je cv of je motivatiebrief altijd een .pdf maakt. Waarom? Nou, omdat je dan altijd zeker weet dat de layout waar jij zo je best voor hebt gedaan blijft zoals deze behoort te zijn.

Kun je nee zeggen tegen een ziekmelding?

Archieven

Categorieën