Hoe voorkom je dat je als leidinggevende een duizend-dingen-doekje wordt?

Vijf werkbare stappen om met doorlopende loopbaanontwikkeling een verschil tot stand te brengen

Er was duidelijk een verschil. Aan het begin van het traject was de hulpvraag van de cliënt gericht op de behoefte aan structuur. Maar structuur bleek uiteindelijk slechts een detail. Na een paar stappen gericht op doorlopende loopbaanontwikkeling, straalde de zelfverzekerdheid al in volle glorie. Deze cliënt weet inmiddels zijn weg te vinden bij zijn eigen werkgever, en neemt de touwtjes van de eigen loopbaan in handen. Slim maakt hij gebruik van duurzame relaties en gebruikt hij zijn eigen baan om zijn vaardigheden verder te ontwikkelen. Het krampachtig zoeken naar houvast is vervangen door nieuwsgierigheid, een open vizier, en vertrouwen in eigen kunnen.

Het is slechts één voorbeeld, maar zie hier de kracht van begeleiding in doorlopende loopbaanontwikkeling tijdens het dienstverband. Tegelijkertijd is het managen op doorlopende loopbaanontwikkeling voor jou als leidinggevende ook een manier om niet alleen dienst te hoeven doen als duizenddingendoekje.

​"Natuurlijk ga je een uitdaging niet uit de weg. Maar graag worstel je met de grote uitdagingen, niet met kleine ongelukjes.”
​

Je kent het wel. Een kruimeltje hier, een plasje daar. De hele dag lijkt het alsof je kleine ongelukjes aan het opruimen bent. Een ongemakkelijk verlopen ziekmelding, of werken aan een motivatieprobleem, een klein conflict, deadlines die dreigen te worden gemist. Uiteraard wil je als leidinggevende niet dienst doen als duizenddingendoekje. Laat staan dat je graag wordt uitgewrongen. Toch lijkt het soms of je steeds nodig bent als probleemoplosser. Je gaat een uitdaging niet uit de weg. Maar liever worstel je met de grote uitdagingen van de toekomst. Je wil je rendement verhogen, of je streeft naar een hogere klanttevredenheid. Je wilt bouwen aan een toekomstgerichte en adaptieve organisatie.
​

Begeleiding in de loopbaanontwikkeling tijdens een dienstverband levert gewoonweg heel veel op

Waar wil je aan werken bij je werknemers? Denk bijvoorbeeld aan zelfvertrouwen en werkplezier. Dat zijn belangrijke voorwaarden voor een adaptieve en succesvolle afdeling of organisatie. Om voor kwaliteit te gaan hebben je werknemers vertrouwen in hun eigen mogelijkheden nodig. En dat doe je niet alleen voor jezelf natuurlijk! Het is ook een uiting van je loyaliteit naar je medewerker als je daarop focust. 

De sleutel is doorlopende begeleiding in de loopbaanontwikkeling. Voortdurend, dus. Niet alleen wanneer het tijd wordt voor een werknemer om van functie te veranderen of ander werk te zoeken. 

Maar wat is het precies, en hoe doe je dat? We nemen de vijf eenvoudige en werkbare stappen met je door, waarmee je elk moment kunt beginnen.

Zie werken aan doorlopende loopbaanontwikkeling als eenvoudige toolbox waarmee je medewerker in staat is om perspectief te creëren - en daarmee een vrijheidsgevoel - in zijn eigen werk. Je medewerker pakt de regie binnen zijn eigen mogelijkheden en kan adequaat reageren op veranderende omstandigheden. 

Je zet doorlopende loopbaanontwikkeling in twee stappen neer. De eerste stap voor de werknemer is de eigen huidige baan ontwikkelen zodat die bijdraagt aan - én beter past bij - de “ik” van die werknemer. Vervolgens neem je er in mee dat de “ik” ook kan worden ontwikkeld op gebied van de verdere carrière en zelfs (schrik niet!) een baan elders. (We schreven het al eerder: Outplacement Begint Altijd Te Laat).

Gun jezelf even de tijd. Je hebt het druk, maar het kan geen kwaad eens goed stil te staan om te kijken wat er allemaal gebeurt. Ben je in staat om de signalen op te vangen dat je medewerkers meer perspectief en een groter vrijheidsgevoel nodig hebben?

​Verzuim
Een heel concreet cijfer is natuurlijk je verzuimpercentage of het totaal aantal ziekmeldingen op je afdeling. Maar hou je ook in de gaten of en wanneer er sprake is van een grote verzuimbehoefte? Als de verzuimbehoefte van een medewerker groot is, dan weet je dat er iets aan de hand kan zijn. Denk aan: frequent vroeger naar huis willen, of vaak even afzonderen voor een privé telefoontje, de net wat langere koffiepauze, of gewoonweg steeds vaker behoefte hebben om vrij te nemen. 

Je kunt het ook merken aan aanwezige vage klachten, vermoeidheid en concentratieverlies. Of omdat je werknemer soms wat “afwezig” lijkt. Dat wil nog niet zeggen dat een ziekmelding noodzakelijk is, en er is nog geen paniek, maar kleine zorgen kunnen grote gevolgen hebben. Wees er dus vroeg bij. 

Vertrek
Wat je zeker duidelijk in beeld kunt krijgen is het verloopcijfer van je afdeling of organisatie. Hoe hoog is je percentage “ongewenst verloop”? Zo’n percentage is natuurlijk confronterend, maar het zet je wel op een spoor. Vraag je trouwens ook door wat de reden van het vertrek is? We zijn altijd erg geneigd om het verlies van een waardevolle medewerker meteen in praktische zin te gaan oplossen. Denk aan vervanging, overdracht van werk etc. Maar heb je wel echt goed in kaart wat de redenen van het vertrek zijn? En heb je de vertrekkende medewerker de vraag gesteld wat je wellicht anders had kunnen doen? Dit is puur een kwestie van doorvragen over wat ze missen of gemist hebben in het werk bij jou. 

Ontwikkeling
Kijk verder ook naar de algehele vooruitgang en ontwikkeling van je werknemers door de jaren heen. Wat leert deze curve je over mogelijk toekomstig gedrag? Misschien zie je bij de één de motivatie en de begeestering van vroeger wat is verdwenen, en bij een ander dat de functioneringsgesprekken steeds meer spanning opleveren. 

Het is lastig in de glazen bol te kijken, maar je kunt beter voorbereid zijn dan je denkt dan je denkt. Kijk vooral ook nog eens naar werknemers uit het verleden. Op welk moment ontstond er behoefte om bij te sturen? Wanneer kwam de behoefte aan regelingen en persoonlijke trajecten steeds meer aan de orde? En hoe was de ontwikkeling tot dan toe? Leer daarvan.

Nu is het zaak om te gaan handelen. Maar je pakt niet je duizenddingendoekje, je gaat metselen en bouwen. Het liefst ook niet met en voor één individu, maar met en voor je hele afdeling.

Wat je uiteindelijk wilt bereiken is dat je werknemers zich niet alleen bezighouden met hun dagelijkse taken, maar dat ze hun eigen baan of carrièreperspectief beter laten aansluiten op hun eigen “ik”. Hiervoor zul je dus mogelijk wat moeten aanwakkeren. Het vuurtje kan branden als je dit onderwerp zuurstof geeft, maar welke vragen zou je kunnen stellen als je met een werknemer in gesprek bent? En sta je er bij stil wat de kracht van een goed gesprek is? 

Bij het voeren van een goed gesprek gaat het met name om open, eerlijk en consequent zijn. Dit is nodig om vertrouwen te krijgen. En je moet dit zien te verankeren in je hele manier van samenwerken. Dus reageer niet alleen op incidenten. Het is belangrijk iedereen op dezelfde manier bij de doorlopende loopbaanontwikkeling te betrekken. 

Ga niet direct teveel in de adviesmodus zitten. Het is een kwestie van vooral luisteren en doorvragen. Je hoeft niet direct een oplossing aan te dragen. Nogmaals, het gaat om de zuurstof. 

Een paar praktische vragen zouden kunnen zijn:

• Wat zijn voor jou de redenen om deze functie te blijven doen voor de komende jaren?
• Wat zouden dan redenen zijn om te vertrekken?
• Wat zijn loopbaan-technisch gezien voor jou de belangrijkste dingen om te veranderen?
• Wat betekent je loopbaan voor jou?
  ​

“Kiezen voor het sterker ontwikkelen van de focus naar buiten hoeft niet te betekenen dat je je werknemer direct kwijt bent of dat je de kwaliteiten van die persoon gaat missen.”

Deze stap is maatwerk. Tot nu toe had je lef en visie nodig, en diende je eerlijk en consequent te zijn, maar nu moet je nadenken over de elementen waarmee je werknemer geholpen kan worden. Kijk goed of je de expertise in huis hebt om te werken aan de doorlopende loopbaanontwikkeling van je werknemers. Waar kan je werknemer behoefte aan hebben? Allereerst is dat ontwikkeling op het gebied van de eigen huidige baan zodat die bijdraagt aan én beter past bij de “ik” van de werknemer. 

Mogelijke acties:

• Ondersteunen en stimuleren van jobcrafting
• Ontwikkeling van een meer ontwikkelings- en mensgerichte gesprekscyclus

Daarnaast kan je werknemer ook (vaak tegelijkertijd) aan de slag met zijne “ik” op het gebied van zijn verdere carrière en zelfs (niet weer schrikken!) een baan elders. 

Mogelijke acties:

• Arbeidsmarkt-oriëntatie
• Ontwikkeling arbeidsmarktbenaderings-vaardigheden
• Persoonlijke ontwikkeling voor mogelijk toekomstige rol/functie (elders)

Hoe ver moet je gaan? 

Maar wat nou als een medewerker tot de conclusie komt dat er grenzen zijn aan de mogelijkheden binnen de eigen organisatie? Dat is voor jou als werkgever misschien lastig, maar het hoeft niet het einde van de wereld te zijn. Zie het als een kans. Een prachtige kans voor de werknemer én voor je organisatie. 
Kiezen voor het sterker ontwikkelen van de focus naar buiten hoeft niet te betekenen dat je je werknemer direct kwijt bent of dat je de kwaliteiten van die persoon gaat missen.

Door de juiste inzet van tools en goede begeleiding is een werknemer gedurende de zoektocht naar buiten in staat om zich vrij te bewegen binnen de eigen organisatie. Er ontstaat rust waar onrust was. De werknemer durft meer, en kan spelen met de gedachte aan een mooie toekomst. Lees het intro van dit verhaal nog maar eens.​

Je begint niet zomaar ergens aan; je blijft consequent en doortastend. Probeer het geheel meetbaar te maken en ervaar of er sprake is van toegevoegde waarde door in gesprek te blijven.

Waar kan je naar kijken?

• Afname van de verzuimbehoefte
• Verhoogde productiviteit, en kwaliteit
• Afname van eigen regie vraagstukken
• Daling van het percentage ongewenst verloop

Pas het maatwerk zo nodig aan. Het blijft voor veel medewerkers natuurlijk heel spannend om meer en meer bewust bezig te zijn met het eigen werk en de eigen loopbaan. Hou er rekening mee dat je soms hulp nodig hebt.

“Het werkleven is altijd al hectisch genoeg, en de toekomstige ontwikkelingen zullen je in toenemende mate blijven uitdagen.”

Dit is een stap die weleens vergeten wordt. Als we resultaten hebben behaald zijn we geneigd om snel weer tot de orde van de dag over te gaan. Leer jezelf en elkaar om echt even te genieten van het moment. Het werkleven is al hectisch genoeg, en de toekomstige ontwikkelingen zullen je in toenemende mate blijven uitdagen. Neem de tijd om eens goed te kijken naar het perspectief wat je nu met elkaar hebt weten te creëren. Als het goed is is het uitzicht minder troebel en is de grond onder je voeten meer stabiel. Geniet daarvan, het harde werken volgt vanzelf wel weer.  

Waarom komen we met dit verhaal? 

In de tijd van lockdowns hebben we allemaal geleerd dat het mentaal lastig is om langere tijd beperkt te zijn in je eigen bewegingsvrijheid. Je voelt je vrijer als je de ruimte hebt om wat rond te fladderen. Dat betekent niet dat je overal naartoe gaat zodra je weer vrijheid hebt, maar het voelt wel fijn dat het zou kunnen als je zou willen. In een hokje zitten achter een scherm gaat afstompen als persoonlijk perspectief ontbreekt.

Organisatieverandering moet kunnen landen; daarvoor moet er sprake zijn van een gedegen bodem.

Daarnaast zijn veel normale patronen weggevallen de afgelopen tijd en is het nog maar de vraag of alles weer gaat worden “zoals het vroeger was”. Waar ga je vanaf nu naartoe als organisatie en wat verwacht je van je medewerkers? Kunnen we nog terugvallen op dingen die “zeker zijn”? 

​​Wat we wél met zekerheid kunnen zeggen is dat je je als organisatie moet kunnen aanpassen en adequaat op nieuwe ontwikkelingen moet kunnen reageren. Begin dus met te werken aan sterke basis waarop gebouwd kan worden. Dat begint bij je eigen mensen en hun eigen vertrouwen en perspectief. Onthou het goed: je bent een bouwer, geen duizenddingendoekje.

---

Meer weten over doorlopende loopbaanontwikkeling? Lees verder: